Quy trình quản lý tài chính - kế toán, quản lý - mua - bán hàng hóa, quản lý nhân sự - cách thức trả lương, cũng như quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban tại mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Ngoài ra song song với việc tuân theo những chuẩn mực nhà nước quy định, các doanh nghiệp luôn có những quy trình quản lý riêng phù hợp với đặc thù của mình. Vì vậy để có thể đem tới cho khách hàng những lợi ích tốt nhất trong việc ứng dụng sản phẩm phần mềm TNC vào phục vụ các công việc hàng ngày cũng như quản trị doanh nghiệp, chúng tôi sẽ tiến hành khảo sát quy trình hạch toán kế toán, quy trình kinh doanh mua bán hành hóa, quản lý nhân sự … hiện tại của doanh nghiệp một cách kỹ lưỡng. Dựa trên kết quả khảo sát đó Công ty chúng tôi sẽ tư vấn đưa ra các đề nghị, phương án khác nhau để khách hàng có thể lựa chọn.

 Một số nội dung khảo sát, tư vấn cơ bản

   Quy trình hạch toán kế toán, quản lý kinh doanh mua - bán hàng hóa, quản lý nhân sự….

   Lưu lượng và việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban.

   Các nghiệp vụ, công việc cụ thể của các bộ phận.

  Các yêu cầu quản lý riêng.

  Tư vấn và đưa ra các giải pháp về công nghệ, quy trình hạch toán, yêu cầu quản trị,...

  Lập và cùng khách hàng thống nhất kế hoạch triển khai

Những doanh nghiệp tiên tiến không còn hài lòng với các phần mềm kế toán, quản lý kinh doanh mua - bán hàng hóa, quản lý nhân sự riêng lẻ nữa mà họ mong muốn có được các giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện. Các giải pháp này giữa các doanh nghiệp thường rất  khác nhau. Vì vậy trước khi cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của khách hàng TNC sẽ tiến hành hiệu chỉnh chương trình phần mềm sao cho phù hợp với những nội dung mà hai bên đã thống nhất trong quá trình khảo sát.

Dưới đây là một số công việc cụ thể:

  Tư vấn trao đổi với khách hàng về phương án hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.

  Tiến hành hiệu chỉnh, sửa đổi phần mềm

  Kiểm soát tính đúng đắn, chính xác của những nội dung đã sửa đổi.

  Cài đặt chương trình.

Các doanh nghiệp thường có sự phân chia hệ thống các phòng ban rất nhau, nó phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đó. Ngoài ra trình độ chuyên môn cũng như sự hiểu biết về công nghệ thông tin giữa các CBNV cũng có sự khác biệt rất lớn. Vì vậy, để có thể vận hành tốt và khai thác hiệu quả chương trình phần mềm mà TNC cung cấp các CBNV sử dụng cần phải được hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể các tính năng hiện có trong chương trình.

Dưới đây là nội dung cơ bản của khóa đào tạo mà chúng tôi cung cấp:

+       Giới thiệu chung về chương trình

+        Xây dựng hệ thống danh mục từ điển

+         Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh trước khi sử dụng chương trình

+         Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày

+         Hướng dẫn thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán

+         Hướng dẫn lên hệ thống báo cáo (Sổ sách, kho, công nợ, doanh thu, giá thành, nhân sự, quản trị,…)

+         Hướng dẫn thực hiện các thao tác khi kết thúc năm làm việc.

+         Hướng dẫn kiểm tra đối chiếu số liệu trên phần mềm giữa các phần hành.

Ngoài ra suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên TNC để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.

“TNC thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các CBNV tại khách hàng. Với các đơn vị nhiều CBNV thao tác sử dụng phần mềm, TNC mở các lớp đào tạo tập trung”

Chế độ kế toán thường xuyên thay đổi cùng với những quy trình quản lý, hạch toán cần phải có một thời gian thực nghiệm nhất định mới có thể kiểm chứng kết quả. Vì vậy, sau khóa đào tạo TNC tiếp tục thực hiện công tác hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm và giải thích những tính năng của phần mềm được cung cấp. Trong thời gian này những thắc mắc của khách hàng và những vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh chóng, tức thời thông qua các hình thức như sau:

   Hỗ trợ hướng dẫn qua điện thoại, Fax

   Sử dụng các công cụ hỗ trợ truy cập trực tuyến qua Internet ( tải Phần hỗ trợ qua mạng tại đây)

   Nhân viên triển khai đến trực tiếp trụ sở của khách hàng

Để đánh giá một sản phẩm phần mềm nào đó, ngoài những tiêu trí như giao diện đẹp dễ sử dụng, tính năng nổi trội và phù hợp với yêu cầu quản lý thì chế độ bảo hành bảo trì cũng là một tiêu chí rất quan trọng. Do vậy khi quyết định ứng dụng một phần mềm vào hệ thống quản lý các doanh nghiệp luôn mong muốn có được tính ổn định, tin cậy với những dữ liệu mà phần mềm đó quản lý.

Dưới đây là chi tiết nội dung và phương thức bảo hành mà TNC cung cấp:

Nội dung bảo hành / bảo trì

  Phần mềm TNC sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng sau khi ký hợp đồng (thời gian này có thể thay đổi phụ thuộc vào điều khoản bảo hành trên hợp đồng). Sau khi kết thúc thời gian bảo hành miễn phí chúng tôi tiếp tục cung cấp các gói bảo trì phần mềm cho thời gian tiếp theo.

  Trong thời gian bảo hành / bảo trì nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ, chính sách của Nhà nước thì TNC sẽ cập nhật (update), hiệu chỉnh phần mềm đã cài đặt cho khách hàng mà Quý khách sẽ không phải chịu bất kỳ một khoản chi chí nào.

Phương thức bảo hành / bảo trì

Ngay sau khi có thông báo của quý khách hàng về sự cố hoặc lỗi của chương trình, chúng tôi sẽ căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của thông báo để thực hiện khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình bằng một trong các biện pháp sau:

  Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với Phần mềm đã cài đặt.

  Thông qua điện thoại, E-mail, FAX hoặc các chương trình truy cập trực tuyến qua Internet sẽ hướng dẫn cho cán bộ sử dụng chương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi đối với Phần mềm đó.

  Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàng theo đường bưu chính.

  Với những sự cố như: VIRUS, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng,… tùy theo điều khoản chi tiết về mức độ sự cố trong hợp đồng mà hai bên đã cam kết, công ty chúng tôi sẽ có trách nhiệm cài đặt lại phần mềm tại trụ sở của quý khách hàng.